PREGUNTAS MÁS FRECUENTES (FAQ)
- Cumple con las exigencias de la ley tributaria alemana, (AO), el reglamento de registro mercantil alemán (HGB) y los principios contables reglamentarios de Alemania (Gob)
- Sistema de archivo con control de versiones, sistema de registro a largo plazo >10 años
- Se ahorra en costes de local, sólo necesita un espacio de 30cmx40cmx30cm (largoxanchoxalto)
- Se ahorra en archivadores. Se puede ahorrar el coste de hasta más de 20.000 archivadores
- Permite archivar todo tipo de expediente cualquiera que sea su forma, p. ej. papeles, archivos digitales, correos electrónicos, imágenes, etc.
- Sin períodos de espera, plazos, registro erróneo, repetición de registro erróneo, pérdida de documentos
- Protección automática de datos en varios discos duros. Seguro contra pérdida íntegra de datos
- En pleno funcionamiento en 24 horas en caso de pérdida total de datos. Reemplazo del hardware defectuoso por el fabricante
- Transferencia automática permanente a nuevos soportes de datos o nuevos sistemas de disco duro
- Acceso desde todas las terminales sin instalación supletoria
- No se establecen límites al número de terminales, ni implica gastos para cursos de formación de empleados
- Asiste a todas las redes y sistemas operativos, incluso los del futuro, p. ej. IPv6
- Sistema de archivos completo, sin costes adicionales de una administración propia de sistemas informáticos
- Funciona con cualquier escáner, impresoras MFP y fotocopiadoras, compatibles con FTP y formato TIF
- Función afinadora de búsqueda de datos. En caso de inspección fiscal, mostrará sólo la información solicitada
- Control de acceso para las secciones 5+1 a través de diversas contraseñas
- Procesa hasta 15.000 documentos escaneados y/o archivos al día
- Los documentos escaneados se guardan automáticamente en formato PDF Adobe (registro a largo plazo) incl. función rastreadora de la totalidad del texto
- Lector de códigos de barra, función separadora de páginas
- Importe automatizado desde programas y sistemas externos con asignación automática
- Protección blindada de datos, los datos del sistema y los datos de los archivos se hallan por separado
- Protección de datos. Los datos de archivo se guardan codificados
- Función exportadora de datos a otros ordenadores, redes operativas, CD, DVD o USB
- Interfaz para aplicaciones externas, p. ej.: programas contables, inventario de mercaderías, etc.
- Portales en alemán, inglés, español, turco, francés e italiano
- De simple manejo, no se exigen conocimientos de informática
- Puesta en marcha inmediata, entrega inmediata
Opere como los grandes buscadores. ¡El complicado proceso de clasificación de archivadores y subarchivadores pertenece al pasado!. ¡BvLArchivio® realiza ese trabajo por Usted y le ofrece aún mucho más!. Escanee todos sus documentos y papeles y éstos quedarán guardados directamente en el correspondiente fichero sin más operaciones de edición. Con BvLArchivio®, no hace falta, por tanto, un ulterior tratamiento informático de dichos documentos. Al escanearlos, se escanea al mismo tiempo la orden o indicación que informa al programa acerca del destino previsto para los documentos en cuéstion. Usted puede entonces elegir los criterios de búsqueda (palabras clave) que se le van a asignar al documento. Siendo posible además elegir entre una asignación automática de criterios de búsqueda a partir del documento o una asignación individualizada, bien sea añadiendo o bien seleccionando exclusivamente, los que Usted considere oportunos. Los documentos escaneados se guardan automáticamente en formato de archivo PDF Adobe, el cuál también tiene incorporado una propia función de búsqueda que permite localizar datos en la totalidad de su texto. Al respecto, le recomendamos la visualización de nuestros videos tutoriales. Allí podrá observar lo sencillo que resulta archivar documentos por medio de escáner. Archive los papeles escaneados directamente de su escáner de red en el fichero, sin edición adicional. Usted escanea el documento y éste queda archivado, sin más tratamiento informático.
Usted puede seleccionar un archivo de su ordenador y guardarlo directamente en el fichero. Cualquier documento que se halle en su ordenador puede ser seleccionado y archivado, con independencia de su formato. Elija el archivo de su ordenador introduciendo simultáneamente, los criterios de búsqueda que sirvan más adelante para volver a localizarlo dentro del fichero. Haga clic en Guardar y su documento digital quedará grabado de forma segura en el fichero. Los archivos de ordenador que hayan sido guardados en el fichero, no se transforman en una versión de archivo PDF Adobe, sino que mantienen su formato original, lo que facilita la inclusión de modificaciones y su consiguiente archivo en un futuro. Con BvLArchivio® se pueden guardar archivos en su formato original además de p. ej. imágenes de alta resolución, archivos especiales, archivos musicales o archivos office. Puede guardar cualquier formato de archivo. Le recomendamos la visualización de nuestros videos tutoriales. Allí podrá observar lo sencillo que resulta archivar con BvLArchivio® .
BvLArchivio® ofrece la posibilidad de archivar de forma absolutamente automática datos procedentes de otros programas, p. ej.: de programas de gestión de mercaderías, programas contables o del servidor de correo electrónico. El procedimiento de archivo directo de dichos datos contenidos en programas externos en el fichero de BvlArchivio®, es rápido y muy simple. Otros programas pueden también a su vez, transportar y registrar archivos de todo tipo directamente en BvLArchivio®. Para ello sólo es preciso copiar esos archivos en el archivador de entrada de BvLArchivio®, habilitando simultáneamente un archivo de orden que contenga los criterios de búsqueda que le ayudarán a posteriori a volver a encontrar el archivo guardado. BvLArchivio® coopera con todo tipo de programa.
BvLArchivio® transforma y graba automáticamente todos los documentos escaneados en un archivo PDF Adobe. PDF Adobe es, por tanto, el formato que van a adoptar todos los documentos escaneados archivados. Este formato se considera el formato oficial para registro de documentos a largo plazo. Los archivos PDF Adobe se abren, se dejan rastrear, se leen y se imprimen a través de un PDF-Reader convencional (disponible gratuito en internet). Los archivos PDF Adobe han sido reconocidos com estándar ISO, que señala la utilización del Portable Document Format (PDF) como apta para archivar documentos electrónicos a largo plazo.
PDF Adobe regula la utilización del formato PDF conforme a estándar, sobretodo en temas de copia en formato electrónico y copia impresa.
¡Si busca la máxima cota en ritmo de trabajo y eficiencia, escoja entonces BvLArchivio®!.
BvLArchivio® es un sistema de archivo asistido por un banco de datos que puede procesar hasta 15.000 Inputs (documentos escaneados y/o archivos digitales)
al día. ¡BvLArchivio® ofrece un muy alto rendimiento y da respuesta a las consultas planteadas en cuestión de segundos!.
BvLArchivio®, en su versión actual, es capaz de archivar más de mil millones de juegos de datos (criterios de búsqueda, archivadores, subarchivadores, etc...). BvLArchivio® puede ser ampliado a discreción. El número de documentos o archivos procesables no tiene límite. El límite viene determinado por las dimensiones del disco duro. Con 1 GByte de capacidad de registro de disco duro, graba aprox. 5.000-10.000 páginas , teniendo en cuenta la densidad de información contenida en las páginas que se hayan escaneado. Un disco duro de 500 GByte (versión estándar de BvLArchivio®) puede grabar entre 2,5 y 5 millones de páginas. Los discos duros pueden ser ampliados en cada momento. También cabe la posibilidad de emplear varios servidores Bvlarchivio®
Su archivo en ese caso, se reparte por los distintos servidores BvLArchivio®. BvLArchivio® crece a su ritmo y se adecúa a cualquier empresa, independientemente de las dimensiones de ésta..
BvLArchivio® no conlleva más costes adicionales, como p.ej:gastos de licencias, costes de instalación o costes para cursos de formación. Todas las terminales de ordenador y todos los escáners se benefician de él, sin que ello suponga añadir posibles gastos de licencia. BvLArchivio® trabaja con una técnica de navegación con el futuro asegurado. Tampoco importa el número de páginas escaneadas archivadas, ni el número de archivos registrados. Gracias a un interfaz de usuario de fácil manejo, no hace falta formar al personal. El interfaz de usuario se explica por sí mismo. Visualice los videos tutoriales pertinentes y convénzase Usted mismo.
¡NO! No es posible que un archivo del fichero se borre, se sobreescriba o se modifique. Un sistema de archivo con control de versiones no permite que los archivos se borren o se manipulen.
¡SÍ! Es posible grabar un documento o archivo repetidas veces en el fichero. Los documentos escaneados reciben automáticamente de BvLArchivio® un nombre de archivo propio y exclusivo en el fichero. No resulta posible en ningún caso, sobreescribir un documento o archivo ya existente. Las modificaciones de documentos o archivos son por ello visibles, ya que será siempre posible cotejar en el fichero, las distintas versiones de sus documentos escaneados o archivos. Los criterios de búsqueda son los que le ayudarán a relocalizar los documentos o archivos, no los nombres de archivo.
Sirve cualquier escáner de red compatible con el FTP (protocolo de transferencia de archivos) y que trabaje en formato TIF o MultiTIF, con al menos 300 dpi. Fotocopiadoras o impresoras multifuncionales cumplen hoy en día, por lo general, con dichas exigencias. Pregunte a su suministrador de maquinaria de oficina.
¡NO!. No resulta necesario, puesto que en la actualidad y por lo general, los clientes poseen ya escáners, impresoras multifuncionales o fotocopiadores que ofrecen estos servicios de escáner. Escáners o impresoras multifuncionales capaces de operar con BvLArchivio® se encuentran hoy en el mercado o los puede adquirir de nuestro distribuidor más cercano a partir de unos 500 EUR .
¡NO! Cada terminal, ordenador portátil u ordenador de cualquier otro tipo puede operar con BvLArchivio®.
El único requisito es que dicha terminal/ordenador tenga instalado un navegador de Internet y pueda trabajar en la red; es decir, que cuente con una tarjeta de interfaz de redes.
BvLArchivio® opera con independencia del sistema operativo . Esto permite hacer uso de BvLArchivio® desde todas las terminales, los portátiles u ordenadores de otro tipo disponibles, sin importar el sistema operativo que tenga instalado en concreto cada uno. BvLArchivio® puede por consiguiente, emplearse en empresas que utilicen ditintos sistemas operativos.
Puede devolvernos el sistema completo BvLArchivio® dentro de un plazo de 14 días contados a partir de la entrega. ¡Sin que ello suponga costes adicionales para Usted!. ¡Si no queda convencido de la eficacia de BvLArchivio®, devuélvanoslo!. La recogida del producto corre a nuestro cargo. Con la ventaja de que, al no ser necesaria la intalación en sus terminales, tampoco hará falta realizar operaciones de desinstalación.
¡Sí! BvLArchivio® tiene incorporado un aseguramiento de datos automático. En principio, cada documento o archivo electrónico se guarda siempre, durante el proceso de archivo, en dos discos duros. En el disco duro original y en el disco duro para aseguramiento de datos. BvLArchivio® posee en el momento de su entrega 3 discos duros en total: el original, más dos discos duros para aseguramiento de datos. Éstos dos últimos deben ser intercambiados por Usted con regularidad. La duración del período que trancurra entre los intercambios debe establecerlo Usted mismo. Puede tratarse de un intercambio diario, semanal o mensual. ¡Guarde siempre el segundo disco duro en otro lugar!. Si el todo el servidor, incluido el disco duro para aseguramiento de datos en marcha en ese momento, fuera sustraido o se averiara, ¡el segundo disco duro que permanece depositado en otro lugar será su salvación! Lo único que necesita en ese caso, es un nuevo servidor BvLArchivio® , colóquele entonces ese segundo disco duro para aseguramiento de datos que aún está en su poder y su BvLArchivio® personalizado se hallará de nuevo en pleno funcionamiento. El cambio de dichos discos duro para aseguramiento de datos es muy simple y lo puede realizar cualquier persona. Además, BvLArchivio® posibilita trabajar con más de dos discos duros para aseguramiento de datos.
¡BvLArchivio® ofrece el máximo grado de protección de datos para los usuarios! Resulta imposible para los empleados del departamento informático, copiarlos o transferirlos a distancia sin que ésto pase desapercibido. BvLArchivio® no admite ninguna conexión de control remoto y tampoco cualquiera tiene acceso al servidor Bvlarchivio®. ¡Todos los datos de archivo se guardan codificados en los discos duros! En el lamentable caso de que el disco duro sea robado o caiga en manos de personas no autorizadas, los datos no podrán ser descifrados. Es utópico garantizar una protección del 100%. Hoy en día es posible decodificar un sistema si se emplea mucho tiempo y con los medios técnicos adecuados, una realidad de la era digital de la que hay que ser conscientes. Robo de datos se presupone cuando uno de los dos discos duros de BvLArchivio® ha sido sustraido en efecto. Eleve el grado de proteccion de sus datos, vigilando el acesso a éstos y el lugar de depósito de los dicos duros.
BvLArchivio® sólo se alquila. ¡Apueste por la competencia y la seguridad en sus sitema de archivo electrónico!. Piense que en el alquiler están incluidos muchos servicios, como p. ej. los de ayuda y hotline y el de reemplazo inmediato de hardware defectuoso. Todos ellos los ofrece directamente el fabricante.
¡Como fabricantes, somos los primeros interesados en el perfecto funcionamiento de su servidor personal!
Al alquilar BvLArchivio®, recibe Usted toda esta gama de servicios incluidos en el precio. ¡No se puede pedir más seguridad!
¡Sí! BvLArchivio® se entrega sin restricciones. No obstante, Usted puede cambiar este ajuste cuando lo desee.
BvLArchivio® puede ser configurado de tal manera que todos puedan buscar en los archivos, pero que no todos los empleados puedan grabar. Únicamente aquellos empleados seleccionados que conozcan la clave, estarán autorizados para buscar y grabar en un archivo.
Por supuesto, la clave de archivo puede ser sustituida siempre que se quiera.
¡Sí! BvLArchivio® transfiere si se solicita y en todo caso, cada como máximo 4 años, sus valiosos datos de forma automática a los nuevos soportes de datos No importa si esta transferencia intermedia se realiza como consecuencia de defectos detectados en los discos duros o de la aparición de nuevos soportes técnicos de datos. El conjunto de sus datos se transfiere periódicamente
a nuevos soportes de datos y le ayuda a no perder nunca la conexión con el veloz tren tecnológico. La exigencia legal de ineludible cumplimiento es la de facilitar siempre la posible lectura de dichos datos en los 10 años subsiguientes.
¡Sí! BvLArchivio® permite el importe directo rápido y fácil de datos para todos los usuarios y para todas las aplicaciones externas. Copie, o envíe desde la aplicación externa vía FTP-upload, el archivo elegido al fichero FTP de BvLArchivio® disponible. Puede guardarse cualquier tipo de archivo. A continuación, copie o envíe un archivo TXT con el mismo nombre al fichero FTP de BvLArchivio®. Éste último sólo deberá contener los caractéres de mando y los criterios de búsqueda por los que se va a registrar el archivo en BvLArchivio®. La sección y los criterios de búsqueda por los que se relocalizará después el archivo a guardar, los determina Usted en el archivo TXT del mismo nombre que acaba de crear. El archivo a guardar mantiene su formato original, es decir, queda registrado en el formato original dado en la aplicación externa. De este modo, podrá p. ej. reclamar más adelante el archivo en cuestión y trabajar en él desde su ordenador. Este interfaz le permite p. ej. escanear documentos de otros prestadores de servicios, que le entregan entonces los documentos escaneados en versión digital, junto con el segundo archivo TXT correspondiente que contenga los criterios para su registro. Los criterios de registro se determinarán individualmente para cada archivo en el archivo TXT creado con este propósito. Usted, en su calidad de cliente, decide lo que debe incluirse en el archivo TXT. Una descripción más detallada la encontrará Usted en las instrucciones breves de manejo.
¡Sí! BvLArchivio® ofrece a otras aplicaciones el acceso directo a su fichero. Posibilitando la integración total de BvLArchivio® en su aplicación externa. La aplicación externa debe sólo poseer la facultad de reclamar el navegador del usuario con el localizador URL. URL contiene la dirección de BvLArchivio®, así como los criterios de búsqueda. Una descripción más detallada la encontrará Usted en las instrucciones breves de manejo.
¡Sí! Puede envíar directamente la impresión de un archivo al servidor BvLArchivio® desde cualquier aplicación externa, con ayuda de un controlador de impresora TIF .
Cada impresión TIF recibe automáticamente por BvLArchivio® el tratamiento de imágen escaneada enviada por escáner.
Entonces diríjase en persona a nosotros. Estamos a su disposición de 8.00 a 17.00 horas de lunes a viernes.
O escríbanos un correo electrónico.
Tfno.: 0800 – 285 22 55 (línea gratuita)